Dokumentationsteam: Delegieren von Aufgaben

von ClickHelp - das beste Hilfe-Authoring-Tool

Es ist Zeit, die Fakten zu akzeptieren: Sie können nicht alles selbst tun. So geschickt und aufgabenorientiert Sie auch sein mögen, das gleichzeitige Jonglieren mehrerer Projekte kann Sie belasten. Sie müssen sich von anderen helfen lassen und den Druck von Ihren Schultern nehmen.

Das Delegieren von Aufgaben ist jedoch nicht so einfach, wie es sich anhört. Sie müssen den perfekten technischen Redakteur für den Job finden, damit das Ergebnis par excellence ist. Wenn Sie beispielsweise unter Zeitdruck stehen, suchen Sie nach dem Autor mit der niedrigsten Arbeitsbelastung und der schnellsten Arbeitsgeschwindigkeit.

Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie es vermeiden, in eine dieser beiden Fallen zu geraten: Mikromanagement des gesamten Benutzerdokumentationsprozesses oder nicht ordnungsgemäße Überwachung Ihres Teams.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie vermeiden, in eines dieser Szenarien verwickelt zu werden.

Die Basis der Delegation

Sie müssen lernen, wie Sie Ihrem Team klare Aufgaben zuweisen, Erwartungen ausdrücken und Termine festlegen. Sie müssen auch ein Nachverfolgungssystem implementieren, das es Ihnen ermöglicht, der Person, die die Aufgabe ausführt, Autonomie zu geben, während Sie sie weiterhin überwachen kann.

Verstehe aber nicht die falsche Idee. Sie sind immer noch Teil des Arbeitsprozesses und müssen sich für Ihr Team zur Verfügung stellen, falls Fragen auftauchen. Die Benutzerdokumentation kann in Abhängigkeit vom Thema oder der Absicht des Inhalts viele komplexe Formen annehmen, so dass es durchaus möglich ist, dass Sie zwei oder mehr Personen für das jeweilige Projekt zuweisen müssen.

Für einen Manager ist es sehr wichtig, die Fähigkeiten seines Teams zu kennen. Nutzen Sie unseren Blogbeitrag zu den wichtigsten Fähigkeiten für technische Redakteure, um Ihr eigenes Team zu analysieren. Es ist immer hilfreich, dieses Bild im Gedächtnis zu behalten.

Die fünf Schritte der Delegation

Im Folgenden sind einige Punkte aufgeführt, die Ihnen dabei helfen können, den Delegierungsprozess zu vereinfachen und Unannehmlichkeiten zu vermeiden.

  • Zuweisungen sind individuell: Wenn Sie Ihrem Team mitteilen, was es zu tun hat, ist es effizienter, jede Aufgabe direkt einer Person zuzuweisen und zu überprüfen, ob sich alle auf derselben Seite befinden. Geben Sie klare und genaue Anweisungen, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können. Beispielsweise ist eine Person für das Schreiben neuer Themen, eine andere für das Erstellen von Lernvideos usw. verantwortlich.
  • Geben Sie ihnen das größere Bild: Es ist immer einfacher, an etwas zu arbeiten, wenn Sie die Ziele kennen. Insbesondere wenn es sich um eine komplexe Aufgabe wie das Erstellen einer Wissensbasis handelt, sollte sich jedes Teammitglied der Ergebnisse bewusst sein, die es liefern muss.
  • Geben Sie Termine ein und halten Sie sich an diese: Es ist sehr wichtig, Ihrem Team von Anfang an mitzuteilen, wie viel Zeit es für die Bearbeitung von Aufgaben benötigt. Erläutern Sie, wie wichtig es ist, dass sie ihre Arbeit in Korrelation mit anderen Geschäftsprozessen pünktlich abgeben.
  • Regelmäßige Verwendung von Berichten: Wenn Sie delegieren, nehmen Sie nicht aktiv an der Fertigstellung der einzelnen Aufgaben teil, sondern müssen ein Gefühl dafür haben, was vor sich geht. Am besten bitten Sie die Teammitglieder, Berichte über ihren Arbeitsstatus vorzulegen. Auf diese Weise haben Sie einen Überblick über den Prozess und können jederzeit eingreifen, sodass Sie innerhalb Ihres Dokumentationsplans bleiben.
  • Sagen Sie ihnen, wie sie mit Ihnen Kontakt aufnehmen können: Im Idealfall sollte ein wöchentliches Meeting nicht die einzige Gelegenheit sein, mit Ihrem Team in Kontakt zu treten. Sie müssen wissen, dass sie Sie schnell erreichen können, wenn etwas passiert.

Es ist wichtig zu erwähnen, dass es eine großartige Idee ist, die meisten dieser Informationen an einem Ort zu speichern. Überlegen Sie sich also, ob Sie einen Dokumentationsplan erstellen möchten, der den Mitarbeitern Hinweise gibt.

Achten Sie zusätzlich auf Ihre Arbeitsumgebung - stellen Sie sicher, dass Sie über die richtigen Tools für eine bessere und schnellere Delegierung verfügen. Viele Tools zum Erstellen von Hilfetexten enthalten Funktionen, die den Teamworkflow verbessern und eine effizientere Aufgabendelegierung ermöglichen, genau wie Teamwork-Funktionen in ClickHelp.

Es geht um Vertrauen

Delegierung bedeutet nicht, dass der Manager an nichts arbeitet. Es hat mehr mit dem Endergebnis selbst zu tun.

Zwischen den Delegatoren und ihrem Team muss ein gewisses Maß an Vertrauen bestehen. Keine Managementtechnik kann dies jemals ersetzen.

Viel Glück mit Ihrem technischen Schreiben!
ClickHelp-Team

Ursprünglich auf clickhelp.co veröffentlicht.