So fügen Sie Ihrem Arbeitsleben Automatisierung hinzu

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Als ich Schwierigkeiten hatte, meine Arbeit bei der Arbeit zu erledigen, stellte ich fest, dass ich viele Dinge von Grund auf neu erfand. Obwohl sie Antworten auf dieselben Fragen oder Antworten auf dieselben Probleme waren. Wenn wir beschäftigt oder überlastet sind, hören wir natürlich auf, an Prozesse zu denken, die unsere Arbeit erleichtern. Wir hören auf, klug zu arbeiten. Und denken, wir müssen härter arbeiten.

Jeden Tag haben wir Aufgaben, die wir genauso erledigen. Wir antworten per E-Mail. Ein neuer Blogbeitrag muss erstellt werden. Ein weiterer Blogbeitrag muss veröffentlicht werden. Wir müssen unseren Inhalt fördern. Es müssen Anrufe getätigt werden. All diese Dinge können bis zu einem gewissen Grad automatisiert werden. Und nicht durch die Einstellung eines virtuellen Assistenten, obwohl das Ihren Teller stark entlasten könnte.

„Die erste Regel für jede Technologie in einem Unternehmen ist, dass eine Automatisierung, die auf einen effizienten Betrieb angewendet wird, die Effizienz erhöht. Die zweite ist, dass eine Automatisierung, die auf einen ineffizienten Betrieb angewendet wird, die Ineffizienz vergrößert. “- Bill Gates

Warum eine Aufgabe automatisieren?

Die einfache Antwort: um das Leben zu erleichtern und die Zeit zu verkürzen, die eine Aufgabe von wichtigeren Aufgaben wegnimmt.

Erinnerst du dich an die 80/20 Regel? Es heißt, 20% unserer Arbeit produzieren 80% unserer Produktion. Und nur 80% unserer Arbeit erbrachten nur 20% der Leistung. Hier reduzieren wir die 80%, was uns nur wenig an Produktivität bringt.

Es gibt drei Möglichkeiten, wie ich durch automatisierte Arbeit die Zeit verkürzen und meine Produktivität steigern kann:

Email

Der Schlüssel ist produktiver und effizienter. Als ich anfing, dieses Prinzip auf meine tägliche Arbeit anzuwenden, verschickte ich nur vorgefertigte Antworten auf E-Mail-Antworten. An einem bestimmten Tag erhalte ich eine E-Mail mit den gleichen fünf bis sechs Fragen, Kommentaren oder Bedenken. Ich beantworte diese fast immer gleich. Und zuvor habe ich jede E-Mail von Grund auf neu geschrieben.

Anschließend habe ich vordefinierte Antworten (Vorlagen) erstellt, um diese E-Mails zu beantworten. Vor ungefähr einem Monat baute ein Mitarbeiter auf meinen eingemachten Antworten mit vorbeugenden eingemachten E-Mails auf. Wir sind gezwungen, in unserem Job viele Anrufe zu tätigen. Was er fand, war, E-Mails bei diesen Anrufen zu erhalten und E-Mails zu verfolgen.

Ich habe angefangen, das Gleiche zu tun und hatte eine so hohe Rücklaufquote, dass meine Arbeitsbelastung geringer bleibt. Die meisten dieser E-Mails dienen Informationsaktualisierungen, die wir kopieren und direkt in unsere Workload-Software einfügen und dann nach ein, zwei oder drei Monaten verschieben können. Das hält uns davon ab, öfter nachzufragen.

Unterlagen

Ein weiterer Bereich, den ich als hilfreich empfand, ist die Dokumentenerstellung. Ich verwende dieselbe Idee, um Blog-Beiträge zu schreiben oder auf Kommentare zu antworten. Bei meiner täglichen Arbeit habe ich eine Dokumentvorlage für jeden möglichen Brief erstellt, den ich versenden muss. Und wenn ich ein neues finde, habe ich es erstellt und für die spätere Verwendung gespeichert.

Und wie gesagt, ich mache dasselbe für Kommentare oder Antworten auf Blog-Posts. Sowie meine E-Mail-Updates für Blog-Posts. Ich habe eine Vorlage, die ich für alles verwendet habe. Auf diese Weise kann ich mich mehr auf den Inhalt und weniger auf die Struktur konzentrieren. Es ist alles vorgeplant.

Notizen und Aufzeichnungen

Der letzte Bereich, in dem ich viel verschwendete Zeit gespart habe, ist das Aufzeichnen von Notizen und Aufzeichnungen. Bei meiner täglichen Arbeit notieren wir alles, was wir tun, von E-Mails, Telefonanrufen, Bewertungen und Gesprächen mit dem Management. Und wieder habe ich eine Vorlage für all diese Notizen. Wenn ich eine Aufgabe erledige und notieren muss, füge ich nur minimale Informationen hinzu.

In Bezug auf das Führen von Aufzeichnungen haben wir ein Programm in Arbeit, in dem wir alle unsere Dokumente einscannen und den Großteil unserer Arbeit aufbewahren. Ich habe zu Hause damit angefangen. Wenn ich eine Rechnung erhalte, schnappe ich ein Bild und lade es auf Google Drive, DropBox oder Evernote hoch. Auf diese Weise habe ich eine Kurzreferenz für alles.

Wo soll man anfangen?

Der Schlüssel ist jetzt zu beginnen. Der Aufbau eines effizienten Systems kann jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen. Und wenn Sie so sind wie ich, hatte ich nicht wirklich die Zeit, ein System vollständig aufzubauen. Am Ende habe ich an einem Arbeitstag eine Überprüfung durchgeführt. Ich verfolgte alles, was ich tat. Dann fand ich heraus, welche Gegenstände mich im Stich ließen, und begann, für jeden Gegenstand täglich ein System zu erstellen.

Am ersten Tag begann ich mit den Vorlagen für Notizen. Am zweiten Tag begann ich, meine Antwort-E-Mails zu speichern und sie dann für die meisten Situationen zu vereinfachen. Und Überstunden habe ich zu diesen Vorlagen hinzugefügt. Dann habe ich angefangen, die Vorlagen für Dokumente zu speichern.

Nach ein paar Wochen hatte ich die meisten Vorlagen gespeichert. Und benutzte sie jeden Tag, um so viel Arbeit zu erledigen. Und ich fing an, Ränder in meinem Arbeitsablauf zu sehen. Die Auswirkungen waren fast augenblicklich. Die erste Woche war hart, aber jetzt beende ich meine Arbeit an den meisten Tagen vorzeitig.

Haben Sie immer noch Probleme mit der Produktivität?

In den letzten Wochen und in den kommenden Wochen arbeite ich mich durch eine Reihe von Beiträgen zu Produktivitätstipps. Meine letzten Beiträge finden Sie in dieser Reihe:

Wenn Sie meinen letzten Beitrag verpasst haben, finden Sie ihn hier:

Antworten

Ich habe drei Möglichkeiten für die Automatisierung meines Arbeitsprodukts angegeben. Klingen diese Möglichkeiten hilfreich für Sie? Gibt es Möglichkeiten, wie Sie Ihre Arbeit automatisiert haben? Teilen Sie sie in den Antworten unten.