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So erobern Sie E-Mails mit dem R.A.P. Rahmen

Verwalten Sie E-Mails wie Eminem für mehr Signal und weniger Rauschen

Ich werde den Tag nie vergessen, an dem ich die Kontrolle über meinen Posteingang zurückerlangt habe. Ich kann mich nicht an das Datum erinnern, aber ich werde mich immer an das Gefühl erinnern. Es war, als würde man Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung einschalten.

Befreit von der gedankenlosen Grundaufgabe, E-Mails zu lesen, konnte ich endlich meinen Zeitplan einsehen und fragen:

Was ist heute wirklich wichtig?

Was für ein Geschenk für Produktivität. Ein Geschenk, das ich gerne an Sie weitergeben möchte. Heute werden Sie und ich diese geräuschunterdrückenden Kopfhörer bauen.

Deshalb brauchen Sie dringend ein Paar.

Die Wissenschaft in Ihrem Posteingang

Derzeit werden jeden Tag 269 Milliarden E-Mails versendet. Das sind 35 E-Mails in jedem Posteingang. Die Hälfte der Welt ist noch nicht online. Sie können diese Zahl also verdoppeln. Abhängig davon, wie dicht sie den ganzen Tag ankommen, sind dies 3 bis 8 E-Mails pro Stunde.

Angesichts der Tatsache, dass die ordnungsgemäße Wiederaufnahme einer unterbrochenen Aufgabe etwa 20 Minuten dauert, ist dies mehr als ausreichend, um sicherzustellen, dass Sie nichts erledigen und nicht einmal alle anderen Ablenkungen zählen, die alle 3 Minuten eintreffen.

Sicherlich kostet der Arbeitsausfall die 10.000 US-Dollar pro Arbeiter und Jahr. Das ist ein Verlust von 1,2 Billionen US-Dollar für die Wirtschaft. Das ist schlimm, aber für wen sind Sie wirklich scheiße.

  • Sie verlieren bis zu 10 IQ-Punkte, wenn Sie sich der Posteingangsüberprüfung unterziehen.
  • Durch ständiges Multitasking geraten Sie nie in Fluss, wo die Zeit schnell vergeht, Sie die Dinge im Griff haben und die Arbeit Spaß macht.
  • Sie reparieren Ihre Stimmung kurzfristig, leiden aber später unter Bedauern, Frustration und Unzufriedenheit, weil Sie Zeit für wichtige Dinge im Leben verlieren, für die es keine Frist gibt, z. B. für die Gründung eines Unternehmens oder die Suche nach einem Lebenspartner.

Die Verarbeitung von E-Mails ist pseudoproduktiv, da die Eintrittsbarriere niedrig ist, Sie viele imaginäre Kästchen aktivieren können und die Dopaminhäufigkeit hoch ist. Dadurch fühlt es sich wie ein Signal an, wenn es eigentlich nur Rauschen ist.

Um dieses Problem zu beheben, sollten Sie überprüfen, wie Ihre E-Mails insgesamt angezeigt werden.

E-Mail aktualisieren

Ein effizientes Instrument der kognitiven Verhaltenstherapie ist die Neubewertung. Im Wesentlichen ändern Sie den Kontext eines Ereignisses oder einer Idee, um die Bedeutung zu ändern, die Sie dahinter sehen.

Einige Beispiele:

  • Wenn du interpretierst, dass dein Freund dich nicht zurückruft, weil er beschäftigt ist, anstatt dich nicht zu mögen, wechselst du vom Pessimisten zum Optimisten.
  • Wenn du dir sagst, dass deine Angst vor dem Vortrag Aufregung ist, machst du es besser.
  • Den Menschen zu sagen, dass der Klimawandel ein Problem der öffentlichen Gesundheit ist, schafft mehr Bewusstsein, als ihn als Umweltproblem zu bezeichnen.

In diesem Sinne ist E-Mail nur ein notwendiges Muss, aber kein ausreichendes Unterfangen. So sehe ich das:

Ihr Posteingang ist eine Crowdsourcing-Aufgabenliste mit Aufgaben, die von anderen Personen erstellt wurden.

Ihr Posteingang ist nicht die Bühne, auf der die Musik spielt, sondern die Menge, die Schläger spielt. Anfragen, Fragen, administrative Aufgaben und sehr wenige E-Mails zwingen Sie zu wichtigen, nachdenklichen Arbeiten.

Drehen wir also die Lautstärke herunter.

Beginnen Sie mit einem sauberen Schiefer

Im Moment ist Ihr Posteingang eine Hausparty. Sie haben ein paar ungelesene E-Mails, eine Menge, die Sie nur überflogen haben, und einige, die Sie schon immer verschoben haben. Dies bedeutet, dass es schmerzhaft, aber notwendig ist, zu einer anfänglichen Eingangsbox Null zu gelangen.

Wie das Fegen des Bodens, saugt das erste Mal, aber wenn Sie es jeden Tag danach tun, ist es eine kurze, erholsame Erfahrung. Anstatt so viel Zeit in Ihrem Posteingang zu verbringen, wie Sie brauchen, um sich gut zu fühlen, werden Sie so wenig wie möglich ausgeben und sich danach wohl fühlen.

Wenn Sie sich mit dem Thema Musik beschäftigen, gibt es niemanden, dem Sie das Reinigen Ihres E-Mail-Schranks näher bringen können als Eminem, einen der besten Rapper aller Zeiten. Nach über 20 Jahren im Geschäft fegt er immer noch mit seinen Feinden den Boden.

Eine lebende Legende

Der Grund, warum Em so erfolgreich ist, ist, dass er alle verbalen Kugeln auf sich nimmt, bevor sie überhaupt abgefeuert werden. Ebenso eignet sich ein dreiteiliges RAP-Framework perfekt für die Verarbeitung Ihrer E-Mails.

Das Akronym steht für Reply-Acknowledge-Postpone und beschreibt die Reihenfolge der Optionen, mit denen Sie jede Ihrer E-Mails bearbeiten können.

So funktioniert das:

1. Antworten

Welche Kritik auch immer Eminem ansprechen kann, er antwortet meist mit ähnlichen Mängeln bei seinem Gegner. Er wird jedoch nie an einem einzigen Punkt aufgehängt. Wenn Sie eine E-Mail öffnen, ist David Allens Getting Things Done genau das Richtige, um zu entscheiden, ob Sie antworten möchten:

Wenn die Antwort weniger als zwei Minuten dauert, tun Sie es jetzt.

Hier ist ein Beispiel aus meinem Posteingang:

Hey Nik,

Ich hatte gehofft, Sie auf unserer Fitness-Instagram-Seite zu zitieren, aber ich kenne Ihr Instagram nicht, um Sie zu markieren.

Könntest du mich wissen lassen?

Prost,
John

Das ist eine Antwort von zehn Sekunden. Selbst wenn für die Hälfte Ihrer E-Mails eine Antwort erforderlich ist (dies ist nicht der Fall) und Sie alle eine Minute benötigen, um zu antworten (dies ist nicht der Fall), sind es nur 30 Minuten pro Tag bis zum Posteingang Null.

In diesem System gibt es nur zwei mögliche Gründe, um nicht zu antworten:

  1. Das musst du nicht.
  2. Es dauert länger als zwei Minuten.

Beachten Sie den Grund, warum dies nicht wichtig ist. Möglicherweise müssen Sie zuerst die Informationen einholen, sind nicht die richtigen Ansprechpartner, oder es ist eine lange Antwort. Es spielt keine Rolle, um welches es sich handelt, denn wenn Sie nicht antworten, bleibt der nächste Schritt derselbe.

2. Bestätigen

Selbst Eminem kann nicht alle Kritik widerlegen, die die Leute auf ihn werfen, aber er kann es anerkennen. Wenn er also zugibt, dass er "ein weißer Penner ist, der mit seiner Mutter in einem Wohnwagen lebt", nimmt er wirklich den Wind aus den Segeln seines Feindes.

Für 99% aller E-Mails verdienen die Personen, die sie an Sie senden, eines: Ihren Respekt. Wenn Sie nicht antworten, können Sie die Anfrage nur bestätigen. Und wenn Sie antworten werden, sendet die Bestätigung eine Notiz an Ihr Unterbewusstsein. Dies erleichtert Ihnen später die Arbeit.

Ich ignoriere persönliche oder Leser-E-Mails selten vollständig. Ich könnte sie verschieben, neige aber dazu, irgendwann zu reagieren. Daher sind die meisten Beispiele für E-Mails, die ich nur bestätige:

  • Benachrichtigungen über neue Nachrichten auf bestimmten Plattformen.
  • Statusaktualisierungen, Rechnungen, Verkaufs- und Zahlungsberichte.
  • E-Mail-Newsletter.
  • Wirklich lange E-Mails von Leuten, die herumtollen, und ich kann nicht herausfinden, ob sie nach etwas Wichtigem fragen.

Hier ein Beispiel, wie Mailchimp mich über das Ergebnis eines A / B-Tests benachrichtigt:

Der Gewinner Ihrer A / B-Testkampagne wurde gesendet.
Die A / B-Testkampagne „Adventskalender 2017 - Ankündigung“ ist abgeschlossen. Die Gewinnkombination hatte eine Öffnungsrate von 8,9% und wurde an die verbleibenden Abonnenten in Ihrer Liste gesendet.

Die einzigen E-Mails, die nach diesem Schritt verbleiben, sind die, die ich derzeit oder insgesamt nicht beantworten kann. Letztere leite ich an jeden weiter, der darauf antworten kann.

Den Rest werfe ich wie einen Bumerang weg, damit sie später wiederkommen.

3. Verschieben

Es braucht Zeit, um eine gute Antwort zu finden, auch für einen Freestyle-Gott wie Eminem. Manchmal erstickt er. Das heißt, er ist nicht bereit. Er muss sich zurückziehen und nachdenken.

Für einen kleinen Prozentsatz unserer E-Mails gilt dasselbe. Hier ist einer von mir:

Nik,
Ich habe dir eine Nachricht gesendet. Ich nehme an, es ist bis zu dieser E-Mail durchgekommen. Hauptsächlich danke ich Ihnen zuerst. Zweitens, wie man alle Artikel und Buchzusammenfassungen organisiert, damit ich sie effizient mit Interessenten und Kunden teilen kann. Ich brauche eine Möglichkeit, meine besten Gedanken zu wichtigen Themen zu haben. Oft weben sie zusammen. Jedenfalls würde ich mich über jede Hilfe freuen.
Alles Gute,
Frank

Die Antwort auf diese E-Mail dauerte ungefähr 10 Minuten, also habe ich sie zunächst verschoben. Das Tool, das ich benutze, heißt Boomerang, eine Erweiterung für Google Mail. Sie können später eine E-Mail an den Anfang Ihres Posteingangs verschieben.

Sie können es auch verwenden, um E-Mails zu planen, das Öffnen und Klicken zu verfolgen, und es hat sogar eine KI, um die Wahrscheinlichkeit zu beurteilen, eine Antwort zu erhalten. Der wichtigste Teil beim Verschieben von E-Mails ist jedoch die Entscheidung, wann Sie sich mit ihnen befassen.

Wählen Sie für alles, was Sie verschieben, eine feste Zeit, zu der Sie alle verbleibenden E-Mails beantworten, z. B. jeden Freitag, 14.00 Uhr nach dem Mittagessen.

Mit dem RAP-Framework können Sie E-Mails schnell bearbeiten. Wenn Sie es jedoch den ganzen Tag verwenden, haben Sie nichts gewonnen. Ohne das, was als nächstes kommt, ist Ihre anfängliche Erreichung von Posteingang Null daher nutzlos.

Der Schlüssel zu einer hervorragenden Posteingangsverwaltung

Das Rap-Framework von Eminem ist genial, aber was es von gut zu großartig macht, liegt nur teilweise in seiner Kontrolle: der Umwelt. Marshall rappt auf SNL ganz anders als auf einem Konzert oder in einem Musikvideo. Also darüber hinaus, wie Sie E-Mails verarbeiten, wann und wo es auch darauf ankommt.

Wenn Sie in einer Umgebung mit uneingeschränktem E-Mail-Zugriff arbeiten, können Sie uneingeschränkt darauf zugreifen. Aus diesem Grund empfehle ich, nur einmal am Tag in Ihren Posteingang zu gehen. Sie können dazu auch Boomerang verwenden, wodurch Google Mail eine blaue Schaltfläche "Pause" hinzugefügt wird.

Sie können sogar einen Autoresponder einrichten, Ausnahmen für bestimmte Adressen festlegen oder Ihre E-Mails nach einem Zeitplan verschieben, z. B. dreimal am Tag. Alternative Tools mit mehr Funktionen sind Inbox When Ready und Freedom.

Deaktivieren Sie anschließend alle E-Mail-Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon und legen Sie fest, dass der Abrufmechanismus nur manuell ausgeführt wird. Verschieben Sie die App von Ihrem Startbildschirm weg auf die zweite oder dritte Seite und in einen verschachtelten Ordner. Nir Eyal nennt dies das Begraben der Auslöser. Entfernen Sie die Aufforderungen zur Überprüfung und erschweren Sie dies.

Zum Schluss vereinbaren Sie einen täglichen Termin mit Ihrem Posteingang. Ich gehe frühestens um 11 Uhr ein, wenn ich E-Mails verarbeiten und dann zum Mittagessen gehen konnte, und überprüfe normalerweise spätestens um 13 Uhr, dh nach dem Mittagessen, wenn ich sowieso etwas langsamer bin.

Ihre Posteingangsverwaltung ist nur so gut wie die Struktur, in der Sie sie üben. Dieser funktioniert für mich und ich ermutige Sie, ihn zu optimieren und Ihren eigenen zu machen.

Kopfhörer mit Rauschunterdrückung funktionieren jedoch nur, wenn der Akku aufgeladen ist, und manchmal ist der Akku fast leer.

Das perfekte System existiert nicht

Halte ich mich die ganze Zeit an dieses System? Nein. Oft lassen sich E-Mails meiner Leser zu lange ansammeln und müssen in größeren Stapeln bearbeitet werden. Manchmal überprüfe ich meine E-Mails mehrmals am Tag, wenn ich auf dringende Antworten warte.

Der Sinn dieses Systems, eines jeden Systems, besteht nicht darin, zu überdenken, wie gut jedes Zahnrad in der Maschine geölt ist, sondern einen guten Teil der chaotischen Alternative zu eliminieren.

Bauen Sie eine Grundlage, haben Sie einen Prozess, halten Sie sich so gut wie möglich daran.

Solange Sie langsam mehr Zeit und mehr Kontrolle über Ihren Posteingang gewinnen, spielt es keine Rolle, ob Sie manchmal ausrutschen. Sie beide werden weiter gegeneinander antreten, aber Sie werden mehr Schlachten gewinnen.

Dort wäre Eminem stolz. Ein brandneuer, glänzender Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung. Du hast sie dir verdient.

Schalten Sie sie jetzt ein. Sie haben Arbeit zu erledigen.