So erstellen Sie eine verteilte Arbeitskultur

PRÄAMBEL: Bitte nennen Sie es nicht "Fernarbeit". Es macht Leute, die außerhalb eines Büros arbeiten, zu einer Ausnahme von der In-Office-Norm. Denken Sie darüber nach, „verteilte Arbeit“ oder „Arbeit“ zu sagen. Weitere Informationen finden Sie in diesem hervorragenden Beitrag von Chase Adams bei Walmart Labs.

Wir von Cylinder helfen beim Erreichen von Geschäftszielen mit menschlichem Design und Software, was sehr viel Spaß macht. Wir haben auch ein vollständig verteiltes Team, das für uns gut funktioniert.

Kürzlich hat ein Kunde etwas sagen lassen, was wir die ganze Zeit hören:

"Wir haben Probleme, in San Francisco hauptberufliche Experten zu engagieren."

In der Bay Area hört man das oft. Es scheint unmöglich, Expertenentwickler in San Francisco einzustellen, geschweige denn sie (in der Regel über 30 Jahre, möglicherweise mit Familien) davon zu überzeugen, in die US-Großstadt mit dem geringsten Anteil an Kindern zu ziehen.

Die Verteilung Ihres Teams ist eine Möglichkeit, diese Herausforderung zu meistern und Ihrem Team auf verschiedene andere Arten zu helfen.

Das Schaffen einer verteilten Arbeitskultur ist jedoch viel mehr als nur „Menschen von zu Hause aus arbeiten lassen“.

Eine verteilte Arbeitskultur ist eine beabsichtigte teamweite Verpflichtung zu einer Reihe von Kommunikationskanälen und -praktiken, um das Arbeiten von verschiedenen Orten aus zu ermöglichen.

Hier erfahren Sie, wie Sie eine verteilte Arbeitskultur schaffen und warum.

Von https://morguefile.com/creative/diannehope

Warum sollten Sie Ihr Team verteilen?

Wir werden die Vorteile im Detail separat besprechen, aber kurz gesagt, die drei wichtigsten sind

  1. Zufriedenere Mitarbeiter (bessere Gesundheit, gesteigerte Produktivität, größere Vielfalt, geringere Fluktuation, Förderung der Autonomie)
  2. Höhere Produktivität (gezielterer Einsatz von Zeit, weniger Ausfalltage aufgrund von Krankheit)
  3. Geringere Kosten (Immobilien, Fluktuation und Einstellung von Mitarbeitern, Gesundheitsfürsorge von glücklicheren / gesünderen Menschen, günstigere Rekrutierung aus einem größeren Pool, geringeres Gehalt, wenn Mitarbeiter in einem kostengünstigeren Gebiet leben)

Wie man eine verteilte Kultur aufbaut

Es gibt vier Schlüssel, um einen organisatorischen Kulturwandel herbeizuführen, beispielsweise die Verlagerung des Standorts, an dem alle arbeiten und wie sie kommunizieren.

1. Erzählen Sie eine Änderungsgeschichte

Quelle: Wikimedia

Um eine Schicht in einem Unternehmen erfolgreich zu machen, müssen Sie alle auf die bevorstehenden Aufgaben vorbereiten. Am kritischsten muss die Führung eine überzeugende Change Story erzählen. Der Begriff klingt ausgefallen, ist aber eine ziemlich einfache Idee:

  1. Erzählen Sie eine klare Geschichte darüber, warum Ihre Organisation verteilt wird, wie die Änderung (speziell) erfolgen wird und wann sie voraussichtlich abgeschlossen sein wird.
  2. Besuchen Sie # 1 fortlaufend in der Öffentlichkeit, halten Sie die Geschichte konsistent und berichten Sie, wie es läuft.
  3. Wenn die Änderung abgeschlossen ist, senden Sie eine Nachricht an alle, in der Sie sagen: "Die Änderung ist abgeschlossen!", Und danken Sie allen für ihre Geduld.

Warum ist das wichtig? Alle größeren Veränderungen am Arbeitsplatz verursachen Angst. Arbeit ist die Art und Weise, wie wir uns und unsere Familien ernähren, ganz zu schweigen von unserer Gesundheitsversorgung. Stellen Sie sich vor, jemand sagt Ihnen, dass morgen alles anders sein wird! Sogar eine Veränderung wie die Öffnung für verteilte Arbeit kann Angst verursachen. Denken die Leute, wenn ich von zu Hause aus arbeite, dass ich nachlasse? Bin ich weniger wahrscheinlich befördert zu werden?

Die Change Story hilft jedem, seine Erwartungen zu erfüllen und Ängste abzubauen. Dies geschieht, indem Sie Ihre Hand während des gesamten Vorgangs ruhig halten und nicht vom Plan abweichen.

Beispiel Story ändern

Bei der Verteilung Ihres Teams könnte Ihre Geschichte folgendermaßen aussehen:

Am Anfang:

Wir werden zwischen jetzt und Thanksgiving auf ein verteiltes Arbeitsmodell umsteigen. Sie können von jedem beliebigen Ort aus arbeiten, aber es ist wichtig zu verstehen, wie dies effektiv funktioniert. Bitte lesen Sie unser Best Practices-Dokument (Anmerkung der Redaktion: Unsere sind am Ende) und beginnen Sie eine Diskussion mit Ihrem Team. Für die Mitarbeiter im Büro ist es genauso wichtig, das Dokument zu lesen und sich anzumelden, vielleicht noch mehr. Wir tun dies, weil wir der Ansicht sind, dass diese Änderung positive Geschäftsvorteile mit sich bringt, darunter zufriedenere Mitarbeiter, größere Vielfalt, niedrigere Kosten und verbesserte Produktivität. Wenden Sie sich bei Fragen an Alice oder Bob.

Später…

Hallo nochmal! Wir sind in der Mitte unseres Übergangs. Wenn Sie noch nicht begonnen haben, Ihr Team zu verlagern oder Diskussionen darüber zu beginnen, wie verteilte Arbeit für Sie aussieht, ist jetzt eine großartige Zeit. Denken Sie daran, wir tun dies für glücklichere Mitarbeiter, mehr Vielfalt, niedrigere Kosten und bessere Produktivität. Denken Sie auch daran, sich mit Alice oder Bob in Verbindung zu setzen, wenn Sie Fragen haben!

Am Ende:

Hallo! Nun, unser Übergang zu einer verteilten Kultur ist jetzt abgeschlossen. Wir werden uns weiter anpassen und anpassen, wie unsere Teams dieses Ziel erreichen, aber alle haben großartige Arbeit geleistet! Bisher sind X% der Menschen auf Vollzeitverteilungsarbeit umgezogen, und Y% haben es mindestens einmal versucht. Wir erleben jetzt all die wunderbaren Vorteile, die wir uns vorgestellt haben! Yay! Vielen Dank an Alice und Bob, die diese Änderung vorangetrieben haben!

Eine taktische Anmerkung: Jeder sollte am Schreiben der Geschichte beteiligt sein, nicht nur die Führung. Eine Geschichte, die von den Menschen geschrieben wurde, die den Wandel durchleben müssen, ist weitaus erfolgreicher.

2. Rollenmodellierung

Der zweite Schlüssel zum kulturellen Wandel ist die Rollenmodellierung.

Die Leiter einer Organisation müssen den neuen gewünschten kulturellen Wandel aktiv und öffentlich demonstrieren.

Dies ist der Schlüssel - wenn die Führungskräfte die Veränderungsgeschichte nicht vollständig annehmen und sie in ihrem täglichen Verhalten ausleben, wird der kulturelle Wandel scheitern. Alle anderen werden das Gefühl haben, dass es mehr Arbeit ist, die ihnen von den Vorgesetzten zugewiesen wurde, die nicht ihre eigenen Regeln befolgen müssen.

In unserem Beispiel für die Verbreitung einer verteilten Kultur sollten die Führungskräfte und das Management auf verteilte Weise arbeiten, an Diskussionen darüber teilnehmen, was funktioniert und was nicht und ansonsten positiv und ermutigend sein. Es ist weitaus einflussreicher, die Arbeit des CEO von zu Hause aus zu sehen, als wenn Sie vom CEO angewiesen werden, von zu Hause aus zu arbeiten.

3. Verstärkungsmechanismen

Quelle: Giphy

Sobald Sie eine Story erstellt haben und die Führung allen zeigt, wie es gemacht wird, ist es wichtig, den Fortschritt zu überwachen und das gewünschte Verhalten zu verstärken.

Wenn Sie zu einer verteilten Kultur wechseln möchten, sollten Sie einige grundlegende Kennzahlen erfassen, die die Frage beantworten: "Hey, wie funktioniert diese verteilte Arbeit für Sie alle?"

  • Prozent arbeiten vollständig außerhalb des Büros oder mindestens einmal pro Woche
  • 1–10 Umfrage, wie förderlich die Kultur für die Arbeit an anderen Orten ist.

Sie können dann kurze Berichte darüber senden, welche Teams die besten Ergebnisse erzielen, und sie nach dem Zufallsprinzip als Preis oder Ausflug verschenken. Studien zeigen, dass finanzielle Prämien nicht so effektiv sind.

Im Falle der Schaffung einer verteilten Kultur sind möglicherweise keine Anreize erforderlich - die Änderung kann eine Belohnung sein. Zeitersparnis beim Pendeln und mehr Flexibilität beim Zeitplan können eine positive Veränderung sein, die andere dazu motiviert, dasselbe zu tun.

4. Fertigkeitsaufbau

Schließlich ist es wichtig, dass sich alle Mitarbeiter dabei unterstützt fühlen, die Veränderungen mit den Fähigkeiten und Werkzeugen vorzunehmen, die erforderlich sind, um sie richtig umzusetzen. Um insbesondere die verteilte Kultur zu fördern, sollte die Führung Schulungen zum effektiven Arbeiten in verteilten Teams anbieten.

Es ist wichtig, einen solchen kulturellen Wandel mit Absicht anzugehen und diesen Erfolg mehr anzuerkennen, als nur zuzulassen, dass einige von außerhalb des Hauptquartiers arbeiten. Es geht darum, Best Practices zu verstehen, umzusetzen und für Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln.

Außerhalb eines Büros produktiv zu arbeiten, ist eine Fähigkeit, die wie jede andere weiter verbessert werden kann. Wenn Sie Softwareentwickler einstellen, basierend auf der Anzahl der Jahre, in denen sie Code geschrieben haben, sollten Sie auch in Betracht ziehen, wie lange jemand in einem verteilten Team gearbeitet hat, bevor Sie ihn in ein Team einstellen.

Werfen wir einen Blick auf die Möglichkeiten von Organisationen, die Kommunikation über große Räume hinweg zu verbessern.

Wie ein großartiges verteiltes Team aussieht

Es lohnt sich zu wiederholen - eine verteilte Arbeitskultur zu schaffen, ist viel mehr als nur „Menschen von zu Hause aus arbeiten zu lassen“.

Hier sind einige bewährte Methoden, die Sie mit Ihrem Team testen können, während Sie Ihre einzigartige Arbeitsweise entwickeln:

Kommunikation

  • Halten Sie jeden Tag ein kurzes Video-Standup-Meeting ab. Es hilft, sich verbunden zu fühlen und bietet die Möglichkeit, mindestens einmal am Tag synchron zu sprechen.
  • Vermeiden Sie Geschwätz im Flur - bewegen Sie alles online, wo immer dies möglich ist. Was noch wichtiger ist, schaffen Sie eine Kultur, in der es in Ordnung ist, dies zu betonen. Einige Dinge werden am besten persönlich gemacht, wie Skizzieren / Whiteboarding, was in Ordnung ist, aber versuchen Sie, die Ausgabe zu erfassen und per Chat wiederzugeben.
  • SO BALD WIE MÖGLICH ist Gift. Die sofortige Aufforderung, etwas zu tun, missachtet die wertvolle Zeit unserer Teamkollegen. Planen Sie dringende Aufgaben im Voraus, indem Sie ein Protokoll für den Umgang mit Bränden erstellen und Schichten für diejenigen festlegen, die Unterstützung benötigen.
  • Sorgen Sie für gleichbleibende Arbeitszeiten und stumme Benachrichtigungen außerhalb der Geschäftszeiten. Posten Sie Ihre Arbeitszeiten in Ihrem Profil. All dies verhindert Slack Burnout, wenn Sie das Gefühl haben, ständig online zu sein.
  • Veröffentlichen Sie die Nachrichten „Guten Morgen“ und „Gute Nacht“, um deutlich zu machen, wann Sie online sind, und grüßen Sie Ihr Team.
  • Stellen Sie eine maximale Zeitzonendifferenz ein. Sogar die Flexibilität hat Grenzen, und diese sind schwer zu überwinden. Wenn Sie nicht regelmäßig zwei bis drei Arbeitsstunden für das gesamte Team haben können, ist es sehr schwierig, gut zu kommunizieren. Dies bedeutet praktisch eine zeitliche Abweichung von 6 Stunden.
  • Pass auf den Schnupfen auf ("Oh, sieh mal, wer heute zu Hause in seiner Jogginghose rumläuft!").
  • Respektieren Sie die kostbare Aufmerksamkeitsspanne Ihrer Kollegen.

Videokonferenzen

  • Jeder sollte sich bei einem Videoanruf anmelden, auch wenn sich einige Personen im selben Raum befinden. Wir alle müssen Nahaufnahmen von Ihrem schönen Gesicht sehen, keine körnige Einstellung von mehreren Personen.
  • Verwenden Sie keinen Konferenzraum für die Mitarbeiter im Büro, um Audioprobleme zu vermeiden. Alternativ können Sie einen Raum nutzen, aber alle müssen Kopfhörer tragen und ihre Mikrofone einschalten. (Hut Trinkgeld an Ken Miller für diesen.)
  • Trainieren Sie die Teilnehmer, in die Kamera zu schauen - dies schafft eine tiefere Verbindung und vermittelt das Gefühl, dass Sie die andere Person anschauen, anstatt zur Seite zu schauen.
  • Stellen Sie zu Hause mit Ihrer Familie die Erwartungen auf, wann es in Ordnung ist, hereinzukommen, damit Sie nicht in einen Hinterhalt geraten. Betrachten Sie ein Schloss an der Tür.
  • Arbeiten Sie an einem ruhigen Ort, an dem Sie jeder hören kann. Coffeeshops sind zwar okay, aber für die tägliche Kommunikation zu laut.
  • Geben Sie den Videokonferenzlink rechtzeitig vor dem geplanten Beginn des Anrufs frei, damit sich alle Benutzer anmelden und einrichten können. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, für die meisten Besprechungen einen einzigen „Videoraum“ zu verwalten.
  • Befindet sich die Mehrheit der Teilnehmer in einem Raum, bestimmen Sie jemanden als „Remote-Delegierten“, der alle AV-Probleme vertritt, insbesondere bei sehr großen Anrufen wie All-Hands-Meetings.
  • Wenn Sie sich noch nie getroffen haben, sollten Sie 5 bis 10 Minuten einplanen, damit die Video- / Audioeinstellungen in Ihrem Konferenzraum korrekt sind.

Investitionen

  • Treffen Sie sich einmal pro Quartal persönlich für ein paar Tage oder eine Woche. Dies ist die größte Investition mit der größten Auszahlung.
  • Schönere Videokamera - Selbst eine externe Webcam im Wert von 50 bis 75 US-Dollar ist eine große Verbesserung der Videoqualität gegenüber der Standardkamera.
  • Erstattung der Kosten für die Netzwerkkonnektivität für Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass die Kosten für eine höhere Bandbreite ausreichen.
  • Bessere Heimarbeitsausrüstung wie Stehpulte, externe Monitore, Stühle und Stehmatten können Sie erstatten, um Verletzungen vorzubeugen und einen bequemeren Platz zu schaffen.
  • Investieren Sie in verbesserte Videokonferenzdienste wie Zoom.
  • Fügen Sie den Wänden schalldämpfenden Schaum hinzu.

Einstellung verteilter Teamkollegen

  • Stelle Teamkollegen mit verteilter Erfahrung ein. Wie bei jeder Fertigkeit dauert es einige Zeit, um zu lernen und sich zu verbessern.
  • Schreiben Sie Ihre Stellenbeschreibung neu, um ein Bild der täglichen Arbeit zu erhalten.
  • Bewerten Sie Ihre schriftlichen / mündlichen Kommunikationsfähigkeiten sorgfältig in Interviews. Führen Sie in diesem Fall Interviews über eine Videokonferenz durch.
  • Als Arbeitgeber beurteilen erfahrene, verteilte Mitarbeiter Sie anhand Ihrer gesamten schriftlichen Kommunikation, um sich ein Bild von den Schreibstandards zu machen. Bearbeiten und verbessern Sie Ihre Stellenausschreibungen, öffentlichen Dokumentationen, Blogeinträge usw. kontinuierlich, damit sie kristallklar sind und Spaß machen, gelesen zu werden.
  • Suchen Sie bei der Einstellung außerhalb Ihrer normalen lokalen Netzwerke. Stellen Sie Ihre Jobs in verteilten Jobbörsen und informieren Sie über Ihre neue verteilte Arbeitskultur.

Wenn Ihnen diese Arbeit gefällt, sollten Sie sie an eine andere Person weitergeben.

Wir bei Cylinder glauben, dass mit einfacher Software die Arbeit schneller erledigt werden kann und mehr Zeit fürs Leben bleibt. Mit menschenzentriertem Design, modernen Software-Praktiken und hochwertiger Kommunikation erforschen, entwerfen und erstellen wir einfache Web- und mobile Software für Unternehmen und Menschen. Senden Sie eine E-Mail an hello@cylinder.work, um mehr zu erfahren.

Und wenn Ihre Organisation eine Hand braucht, die sich in eine verteilte Kultur verwandelt, rufen Sie uns an.

Dankbarkeit

  • Vielen Dank an Gaurav Bhatnagar für die erste Einführung in das Einflussmodell und die Unterrichtung über Kultur bei der Arbeit.
  • Vielen Dank an Karolina Szczur für ihr großartiges Schreiben über verteilte Arbeit, Inklusion und Kommunikation.
  • Vielen Dank an das wundervolle Team von Code for America.
  • Dank des großartigen Teams bei Infinite Red, das mir zum ersten Mal gezeigt hat, dass verteilte Beratungsunternehmen erfolgreich sein können. Lesen Sie hier ihren Beitrag über bewährte Methoden.
  • Vielen Dank an alle meine Freunde und Kollegen für Feedback und Änderungen.
https://pxhere.com/de/photo/1211244