So gestalten Sie einen gut gestalteten Offsite

UX Design bei Groupon ist ein organisatorisch zentrales, aber geografisch verteiltes Team. Es gibt eine Jahreszeit, in der sich alle Mitglieder des Teams - Designer, Forscher und Content-Strategen - zu unserem jährlichen Frühlings-Offsite treffen.

Die Offsite bot dem Team großartige Möglichkeiten, neue Fähigkeiten zu erlernen, kreatives Denken zu erweitern und vor allem das Team zu vereinheitlichen und zu stärken. Es ist seit 2013 eine jährliche Tradition und wir fühlen uns sehr glücklich, Teil des Unternehmens zu sein, das Wert auf Teambildung legt und in diese investiert.

Unser Team war dieses Jahr gerade für drei Nächte im schönen Monterey, Kalifornien, Anfang Mai. Die Wahlbeteiligung war erfolgreich und laut interner Umfrage nach der Veranstaltung erreichte sie 4,86 ​​von 5 Punkten.

Dieser Artikel ist keine weitere chronologische Dokumentation des Ereignisses für das Fest der Selbstvergnügung. Vielmehr geht es darum, einige nützliche Tipps und Ideen, wie wir vor Ort eine nahezu perfekte Zufriedenheit erzielen konnten, mit denen von Ihnen zu teilen, die auch in Zukunft eine ähnliche Veranstaltung planen.

Ich finde, dass das Entwerfen eines Offsite dem UX-Entwurfsprozess etwas ähnlich ist. Sie müssen zuerst die wichtigsten demografischen Merkmale verstehen, ihre Schwachstellen und Interessen nachvollziehen, mehrere Runden der Divergenz und Konvergenz durchlaufen und schließlich die kreativste Lösung innerhalb der vorgegebenen Grenzen liefern.

1. Sorgen Sie dafür, dass die logistischen Probleme nicht im Weg stehen

Ähnlich wie bei jeder persönlichen Reise kann das Mieten, Fahren oder Parken eines Autos eines der größten logistischen Probleme während der Team-Offsites sein. Insbesondere wenn fast 30 Personen gleichzeitig in Bewegung sind, ist die Wahrscheinlichkeit unerwarteter unglücklicher Vorfälle höher. Diese Instanzen können Spaß und Aufregung von der eigentlichen Offsite-Veranstaltung nehmen.

In diesem Jahr haben wir beschlossen, dieses Problem zu umgehen, indem wir in einen Shuttleservice investiert haben: Ein Shuttleservice holt die Einheimischen vom Büro in Palo Alto ab und ein anderer bringt die Reisenden vom Flughafen in San Jose ab. Niemand im Team musste fahren, und wir konnten uns in der Innenstadt über Uber / Lyft leicht fortbewegen, sobald wir in Monterey waren.

2. Alle an der Planung beteiligen, jedoch mit einer bestimmten Eigentumszuweisung

Je mehr Eigenverantwortung sich das Team fühlt, desto aktiver wird das Engagement und die Beteiligung vor Ort sein. Anstatt von oben nach unten zu planen, haben wir beschlossen, dieses Jahr einen autonomeren Ansatz zu verfolgen und wirklich das „Team der Menschen, von den Menschen, für die Menschen“ zu üben.

Jedes Teammitglied besaß einen Teil der Planung und arbeitete in einem bestimmten Komitee, unabhängig davon, ob es darum ging, ein Geschicklichkeitstraining durchzuführen, einen Ort für das Abendessen auszuwählen, eine Veranstaltung zu organisieren, den Transport zu koordinieren usw. Slack war ein effektives Instrument für die spezifischen Diskussionen des Komitees.

Aufgrund der geteilten Verantwortung wurde in diesem Jahr niemand übermäßig mit der Planungsaufgabe belastet. Da es eine echte gemeinsame Beteiligung an der Veranstaltung gab, kümmerten sich alle aufrichtig um den Erfolg der Offsite und trugen dazu bei.

3. Nutzen Sie die internen Talente, um alle zu verbessern

Sie werden erstaunt sein, wie vielfältig Talent und Wissen intern sind und wie großartig es ist, voneinander zu lernen. Dieser interne Wissenstransfer kann manchmal anwendbarer und praktischer sein als das Lernen von einem teuren externen Redner, da die Trainingsinhalte kontextbezogener mit der täglichen Aufgabe sind.

Wir rekrutierten die Trainer im Designteam einige Monate im Voraus für technische und soziale Fertigkeiten und baten alle im Team, sich für die Klassen ihres Interesses anzumelden. Die ausreichende Vorlaufzeit bot den Trainern genügend Zeit, um sich auf die Unterrichtsmaterialien vorzubereiten, das richtige Interaktionsmodell mit den Auszubildenden zu entwickeln und den Schwierigkeitsgrad richtig zu gestalten.

Bei den technischen Schulungen vor Ort drehte sich in diesem Jahr alles um das Prototyping mit einem Tool nach Wahl: Framer, After Effect und CSS. Da sich unser Designteam mehr auf die Innovation der Mikrointeraktion und die effektive Zusammenarbeit mit dem Entwicklerteam konzentriert, wird die Verbesserung der Fähigkeiten im Prototyping auf der ganzen Linie immer wichtiger.

In den Soft-Skill-Schulungen gab es zwei Breakout-Sitzungen: Verbessern der Fähigkeit zum Geschichtenerzählen mithilfe eines benutzerzentrierten Falls und Verstehen der Feinheiten beim Arbeiten mit Daten. Beide Sitzungen sollten die Zusammenarbeit mit den funktionsübergreifenden Teams erleichtern und die Designorganisation weiter stärken.

Diese internen Schulungen ermöglichten ein kontinuierliches Q & As und motivierten sich gegenseitig, ihre Fähigkeiten nicht nur im Offsite-Bereich, sondern auch im Post-Offsite-Bereich weiter zu verbessern.

4. Entwerfen Sie einzigartige Aktivitäten durch einen kreativen Dreh

Wenn Sie sich ein Offsite-Unternehmen vorstellen, fallen Ihnen vielleicht ein paar Bilder ein: Ein Roundtable zur Vorstellung jeder Person, ein Eisbrecher-Spiel, eine Herausforderung mit verbundenen Augen und, wenn das Budget es zulässt, vielleicht ein Hochseilgarten.

In diesem Jahr haben wir nichts davon gemacht. Stattdessen haben wir uns überlegt, wie diese Aktivitäten unsere Kreativität als funktionsübergreifendes Designteam auf einzigartige Weise nutzen können. Hier sind einige Aktivitätsbeispiele, die dem Team sehr gut gefallen haben und daher sehr gut gefallen haben:

A. Vorstellung aller über eine Sammelkarte

Vor dem Hintergrund werden die Mitarbeiter des UX Design-Teams vierteljährlich mit einem „Buddy“ zusammengebracht, mit dem sie normalerweise nicht zusammenarbeiten. Freunde durchlaufen ein paar Unterhaltungsaktivitäten, um sich im Laufe des Quartals zu entdecken, und präsentieren sich dann am Ende des Quartals in verschiedenen Formen. Diese Aktivität hat sich als effektive Möglichkeit erwiesen, ein unterstützendes System innerhalb des Teams aufzubauen und eine kollaborative, freundschaftsbasierte Kultur zu schaffen.

Das Ergebnis der Buddy-Aktivität dieses Quartals war eine Sammelkarte. Wir haben es genutzt, um zu Beginn des Offsite-Prozesses alle Mitglieder des Teams vorzustellen. Jeder hatte so eine interessante Geschichte, die er kreativ über seinen Kumpel erzählen konnte, und die Sitzung selbst spielte einen schönen Eisbrecher, als wir uns auf den Weg zum dreitägigen, ereignisreichen Gelände machten.

(Der Verdienst für die Gestaltung des Buddy-Sammelkartenprogramms geht an David Schnorr und Matt Hanson! Der nächste Artikel ist diesem speziellen Programm gewidmet.)

B. Teambuilding durch den Bau eines Bootes - ein echtes Boot, das schwimmt!

Wir wollten eine einzigartige Teambuilding-Aktivität auswählen, die kreative Strategien und kollaborative Problemlösungen umfasst, um die Stärke unseres Teams widerzuspiegeln, und die Aktivitäten zur Herstellung von Booten haben unser Ziel perfekt erfüllt. Wir haben mit Adventure Associates zusammengearbeitet, um diese Veranstaltung zu ermöglichen.

Wir bildeten 6 Teams mit jeweils 4 bis 5 Teammitgliedern. Jedes Team erhielt Malutensilien und wurde gebeten, in 2 Stunden ein Boot zu entwerfen, zu konstruieren und zu bauen. Nach dem Bau begann eine Segelmeisterschaft und der Wettbewerb war eröffnet! Beide Teams mit der schnellsten Geschwindigkeit und der besten Ästhetik wurden ausgezeichnet.

Diese Aktivität ist ein echter Beweis für die Kreativität, das Handwerk und die Zusammenarbeit aller. Es war auch erstaunlich zu sehen, wie schnell die Rollendelegation unabhängig von der Stärke und den Fähigkeiten der Teammitglieder ohne ausdrückliche Anweisung vonstatten ging.

(Boot links: Sieger der Geschwindigkeitskategorie; Boot rechts: Sieger der Ästhetikkategorie)

C. Entwurfsaktivität ohne Laptop

Die meisten von uns verbringen täglich genug Stunden mit Laptops. Aus diesem Grund haben wir versucht, Aktivitäten zu vermeiden, die einen Laptop betrafen, mit Ausnahme der technischen Trainingseinheiten.

Eine der erfolgreichsten kreativen Übungen war neben vielen großartigen Aktivitäten das von unserem eigenen Kevin Fox geleitete Block-Art-Gebäude. Jeder erhielt Legoblöcke und eine Rastervorlage, mit der er in 30 Minuten ein beliebiges Design seiner Wahl erstellen konnte. Trotz des extremen Zeitdrucks gelang es dem Team, eine beeindruckende Sammlung von Blockkunstwerken zusammenzustellen. Dies war eine großartige Möglichkeit, unseren kreativen (und mathematischen) Muskel auf eine andere Weise zu dehnen.

5. Lassen Sie etwas Platz für die Personalisierung

In der Gruppe von fast 30 Personen gibt es ein breites Spektrum an Persönlichkeiten, Lebensstilen und Fähigkeiten. Wir haben den Offsite-Bereich mit einem strukturierten Rahmen gestaltet, der größtenteils ein Maximum an Zusammengehörigkeit bietet, aber bei einigen Aktivitäten wie Yoga am Morgen und geselligem Beisammensein in der Nacht flexibel ist.

Fertigkeitstrainings wurden in verschiedenen Breakout-Sessions durchgeführt, in denen jede Person je nach Interesse ein fokussiertes Training erhalten konnte.

Darüber hinaus haben wir im Voraus alle Diät- und Menüeinschränkungen erfasst, damit das Hotel die meisten Anforderungen angemessen erfüllen kann.

6. Beginne und beende stark mit einem bedeutungsvollen Fest

Start: Unsere Veranstaltung begann mit State of Union, wo die wichtigsten Erfolge des Teams im vergangenen Jahr gewürdigt wurden. Zu den Erfolgen gehörte nicht nur der Erfolg der Produkte, sondern auch die Verbesserung des Prozesses und der Abläufe. Es war eine großartige Möglichkeit, die unzähligen Erfolge zusammen zu feiern und das sichtbare Wachstum des Teams im Laufe des Jahres mitzuerleben. Und die Feier hat dem Rest des Geländes die positive Energie gegeben.

Ende: Nach den langen drei Tagen außerhalb des Geländes werden die Menschen normalerweise sehr müde und alle Aktivitäten verschwimmen leicht. Um die Veranstaltung mit einem unvergesslichen Erlebnis zu beenden, haben wir ein Video abgespielt, das alle Momente außerhalb des Geländes festhält. Ein Foto- / Videokomitee wurde im Voraus gebildet, um die Momente der Veranstaltung festzuhalten. Das Folgende ist das Team-Video - ich hoffe es gefällt euch!

(Video erstellt von Soffee Yang)

Schlussgedanken

Nach der Offsite wurden wir ein stärkeres und kollaborativeres Team. Ich hoffe, dass unsere Erkenntnisse und Tipps auch vielen Teams helfen, eine zufriedenstellende Offsite-Veranstaltung zu leiten. Wenn Sie weitere Ideen zur Planung von Teamevents haben, teilen Sie diese bitte im Kommentarbereich mit, damit wir voneinander lernen können!

Ich möchte auch die Gelegenheit nutzen, das großartige Groupon Design-Team (A.K.A. Design Union) für die großartige Eigenverantwortung und Teilnahme aller an dieser Veranstaltung zu grüßen. Ein besonderer Dank geht auch an Pratik Mall, Ling Hu, Tracy Ulin, Kevin Mendoza und Tae Kim, die mir bei diesem Artikel geholfen haben.

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Helena Seo ist Director für Consumer Experience Design bei Groupon. Wir stellen alle Ebenen von Designern / Designleitern und Content-Strategen ein. Willst du mit uns arbeiten? Stöbern Sie in unseren aktuellen Stellenangeboten oder erfahren Sie mehr über uns bei Groupon Design Union.

P.S. - Danke fürs Lesen! Wenn Sie Wert in diesem Artikel gefunden haben, klatschen Sie bitte!