So optimieren Sie den Workflow von Documentation Team

von ClickHelp - das beste Online-Dokumentations-Tool

Ihr Dokumentationsteam besteht aus einer beschäftigten Abteilung. Eine nützliche Dokumentation hängt in hohem Maße von der Fähigkeit Ihres Teams ab, den Workflow am Laufen zu halten. In einem Unternehmen, in dem die Dinge notorisch schnell gehen, kann dies jedoch schwierig sein.

Vor diesem Hintergrund ist möglicherweise ein weiterer Artikel interessant, nämlich "Documentation Team: Delegieren von Aufgaben". Dies könnte die Prozesse in Ihrem Team beschleunigen und auch das, was wir weiter beschreiben werden.

Es ist Zeit, über die Workflow-Optimierung zu sprechen und darüber, was Sie tun können, um sicherzustellen, dass Ihr Team seine Arbeit korrekt erledigt.

Ihr typisches Team

In der Regel besteht ein Dokumentationsteam aus vier Hauptrollen:

  • Ein Teamleiter - überwacht den gesamten Workflow, weist Aufgaben zu und ist für die Projektfreigabe verantwortlich. Er oder sie fungiert auch als Vertreter des Teams während der Sitzungen des Unternehmens.
  • Editoren - Überprüfen Sie die Dokumentation auf logischen Ablauf und Klarheit.
  • Übersetzer - bieten Übersetzungen der Dokumentation in andere Sprachen an;
  • Tech Writers - führen Sie die Recherchen durch und verfassen Sie die Dokumentation.

Ihr typischer Workflow

So sieht der durchschnittliche Tag eines Dokumentationsteams aus: Das Unternehmen übergibt dem Team einen Auftrag (oder mehrere), normalerweise über den Teamleiter. Der Leiter präsentiert dann die Aufgabe dem Team, bietet relevante Details zum Projekt wie Spezifikationen, Ziele und Fristen und weist die Aufgaben zu. Technische Redakteure recherchieren das Thema und schreiben den Inhalt, der später von den Redakteuren überprüft wird.

Wenn die Dokumentation endgültig ist, durchläuft das Dokument bei Bedarf den Übersetzungsprozess.

Dies ist Ihr typischer Tag, ohne Berücksichtigung von Besprechungen, Präsentationen für Kunden oder anderen möglicherweise auftretenden Aufgaben. Eines ist jedoch ziemlich klar: Die Personen, die an der Erstellung der Dokumentation beteiligt sind, arbeiten nicht unabhängig voneinander, sondern arbeiten zusammen, um ein Projekt abzuschließen.

Anstatt jeder Person einen kompletten Auftrag anzubieten, teilt der Teamleiter das Projekt in kleinere Aufgaben auf. Auf diese Weise ist das Ergebnis eine hervorragende Dokumentation, die gut geschrieben und umfassend ist. Der Erfolg Ihrer Dokumentation hängt jedoch von einem guten Workflow ab.

Zwei Schritte zur Optimierung

Herausforderungen können in jeder Phase des Dokumentationsprozesses auftreten. Stellen Sie zur Vermeidung und Überwindung dieser Probleme sicher, dass Sie die folgenden Tipps umsetzen und den Workflow Ihres Teams optimieren.

  • Erstellen Sie einen Dokumentationsplan

Ein Team funktioniert am besten, wenn sich alle auf derselben Seite befinden, die Aufgaben aufgeteilt sind und die Mitglieder wissen, was sie zu tun haben. Der einfachste Weg, Verwirrung zu vermeiden, besteht darin, für jedes Projekt einen Dokumentationsplan zu erstellen. Geben Sie die Ziele und Fristen sowie die Verantwortlichen für die einzelnen Aufgaben an. Der Teamleiter wird den Plan während eines Teammeetings vorstellen und sicherstellen, dass jeder versteht, was er zu tun hat.

  • Verwenden Sie die Hilfeerstellungstools

Wenn Sie den Workflow verbessern möchten, stellen Sie sicher, dass Ihr Team ein Tool zum Erstellen von Hilfe verwendet. Sie sollen technische Redakteure unterstützen, aber Sie können auch Programme finden, die speziell für Gruppen erstellt wurden. Mit ihrer Hilfe überwachen Sie den Workflow und ermöglichen es den Mitgliedern, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und effizienter zu werden.

Sehen Sie sich die Teamwork- und Projektmanagementfunktionen von ClickHelp an, um zu zeigen, was ein HAT bieten kann. Diese sind:

  • Dokumentstatus
  • Automatische Dokumentensperre
  • Statusbenachrichtigungen per E-Mail
  • Benutzerrollen zur Steuerung von Berechtigungen
  • Erweiterte Inhaltsverzeichnisfilterung nach Verantwortlichem, Status usw.
  • Themenbezogenes Überprüfungsnotizenfenster für interne Kommentare

Weitere ähnliche Funktionen für das Co-Authoring sind genau das, was Sie für die Workflow-Optimierung des Dokumentationsteams benötigen.

Fazit

Es ist selten, dass sie den Kredit erhalten, den sie verdienen, da sie in der Regel nicht mit der Rentabilität des Unternehmens verbunden sind. In einigen Fällen kann jedoch Ihre Dokumentationsabteilung der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens sein. Dies hängt jedoch ausschließlich von ihrer Fähigkeit ab, mit den anstehenden Aufgaben Schritt zu halten. Mit den oben aufgeführten Tipps können Sie sicherstellen, dass Ihr Dokumentationsteam seine Arbeit fehlerfrei ausführen kann.

Viel Glück mit Ihrer Dokumentation schriftlich!
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Ursprünglich auf clickhelp.co veröffentlicht.