So führen Sie ein schreckliches Meeting durch

Meetings sind der Preis, den wir dafür zahlen, dass wir nicht psychisch sind. So vermeiden Sie Mehrausgaben.

In Meetings verschwendete Arbeitsstunden zu zählen, ist eine traurige Angelegenheit. Im Laufe einer typischen Karriere erleiden die meisten von uns weitaus mehr schlechte als gute Treffen.

Seitdem ich zu Help Scout gekommen bin, haben sich meine Erwartungen an Besprechungen erheblich verbessert, aber selbst die Zeit hier hat nicht ausgereicht, um meinen lebenslangen Durchschnitt von den roten Zahlen abzuheben. Ich kenne wie Sie die verräterischen Anzeichen mieser Treffen besser als jene, die geschickt laufen.

Zum Glück habe ich zumindest genug Erfahrung gesammelt, um zu erkennen, wann ein Meeting schief läuft. Im Folgenden finden Sie eine Auswahl gut gemeinter Methoden, mit denen Sie möglicherweise versehentlich Ihr nächstes Meeting beenden.

Laden Sie mehr Leute ein, als Sie brauchen

Zunächst einmal: Platzieren Sie Ihren Teamkollegen den Clown-Style im Konferenzraum oder in einem Google Hangout Ihrer Wahl.

Wie alle diese Beispiele kommt dieser Fehler von einem guten Ort. Wir sind auf die Idee gekommen, dass zwei Köpfe besser als einer sind, sodass eine zusätzliche Brainstorming-Leistung sicherlich zu einem besseren und vielfältigeren Brainstorming führen wird.

Bis zu einem gewissen Punkt wahr, aber es gibt eine Obergrenze. Ich habe noch nie an einem produktiven Meeting teilgenommen, das gegen die Zwei-Pizza-Regel von Jeff Bezos verstoßen hat. Es gibt eine etablierte und überzeugende Literatur, die zeigt, dass die Effizienz der Entscheidungsfindung stark abnimmt, wenn die Zahl der Teilnehmer im zweistelligen Bereich wächst.

Ich kann mir drei Gründe vorstellen, warum:

  1. Ein Übermaß an Meinungen führt unweigerlich zu rotgesichtigen Debatten über das Triviale. Im Allgemeinen senkt die Vergrößerung einer Gruppe das durchschnittliche Fachwissen.
  2. Mehr Bewegung erfordert mehr Organisation, was zu mehr Bürokratie führt. Zu viele Hände an Deck zwingen Sie, sich auf einen gewichtigen „Prozess“ zu verlassen, um ein Meeting am Leben zu erhalten.
  3. Die hinzugefügte Ausgabe gleicht nicht die Ausgabe aus, die durch soziales Herumlungern verloren gegangen ist.

Ein häufiger Schuldiger ist hier die mangelnde Bereitschaft, einen Delegierten anstelle des gesamten Teams zu entsenden. Sie haben den Witz gehört, dass Sie ein anderes Meeting überlebt haben, bei dem es sich um eine E-Mail handeln könnte, oder? Ein Delegierter spart auf ähnliche Weise Zeit, indem er die besprochenen Themen an diejenigen weiterleitet, die nicht vor Ort sein mussten.

Mache Synthesearbeit bei dem Treffen

Besprechungen sind nützlich, um Entscheidungen zu treffen oder Projekte zu planen. Als Kontrapunkt wird jeder Texter Ihnen sagen, dass das schlechteste Material vom Komitee produziert wird; Gruppen sind besser darin, Dinge zusammenzufügen, als die einzelnen Teile zu erschaffen.

Trotzdem habe ich diesen Fehler schon oft gemacht. All dieses „Entscheiden“ ist ermutigend, und es scheint nur natürlich, dass „Handeln“ genau dann und dort folgen sollte.

Ich habe auf die harte Tour gelernt, dass Meetings zwar nützlich sind, um zu skizzieren, was getan werden kann, aber fürchterlich, um Farbe auf die Leinwand zu bringen. Feedback wird relevant, wenn The Thing Gestalt angenommen hat - auch wenn es nur ein Fragment des Endergebnisses ist.

Zusammenarbeit hat ihre Grenzen. Verwenden Sie Meetings, um den Kurs zu bestimmen, viszerale Reaktionen auf dem Weg zu erhalten und die Ziellinie zu überwinden. Verwenden Sie sie nicht, um vor Ort zu synthetisieren. Alleine schaffen, gemeinsam entscheiden.

Legen Sie keine Regeln oder harten Kanten fest

Niemand mag es, ein Herrscher zu sein. Sie fühlen sich wie der Knaller der Zusammenarbeit, das Kindermädchen, das geschickt wird, um alle widerspenstigen Kinder zu beaufsichtigen.

Darüber hinaus genießen die meisten von uns die Gesellschaft ihrer Kollegen, sodass es einfach ist, Besprechungen zu informell zu gestalten. Eine entspannte Stimmung kann schnell zu "Sorglosigkeit" und dann zu "Sorglosigkeit" werden. Und wenn Besprechungen nicht mit Sorgfalt behandelt werden, treten eine ganze Reihe von Problemen auf:

  • Es gibt keinen Anschein von Struktur, daher entwickeln sich Besprechungen bald zu einer "Pause mit einem Ersatzlehrer".
  • Startzeiten werden fast als optional angesehen, was die Verspätung belohnt und die Pünktlichkeit bestraft.
  • Nichts wird jemals aufgeschrieben oder mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Dies führt zu einem „Kater der Begegnung“ - der späteren Erkenntnis, dass nicht alles, was besprochen wird, von einer magischen Aufgabenfee vervollständigt wird. Dafür gibt es kein Gatorade-Heilmittel.
  • Die Zeit wird nicht eingehalten, daher konzentriert sich niemand auf seine Gedanken oder zeigt sich vorbereitet. Dies lädt zu weiteren Zeitverschwendern wie zirkulären Fragen, Funkstille und "Lass mich nachprüfen" -Momenten ein.

All dies führt zu frustrierenden Besprechungen, die nie der festgelegten Tagesordnung entsprechen und selten das gewünschte Ergebnis erzielen.

Auf der anderen Seite, wenn Meetings mit einer verdienten Ernsthaftigkeit behandelt werden, zeigt sich jeder bereit, das Beste aus ihnen zu machen. Um die Leute ehrlich zu halten, können Sie mit einer „Abschlussrunde“ enden, die aus kurzen, ununterbrochenen Rückmeldungen zum Verlauf der Diskussion besteht.

Bestehen Sie darauf, eine Einigung zu erzielen

Es scheint ein seltsamer Rat zu sein, ein Stück über Meetings anzubieten, aber es ist wahr. Bei Meetings geht es nicht darum, eine Einigung zu erzielen, sondern um eine Angleichung. Es gibt einen ernsthaften Unterschied zwischen beiden.

Ausrichtung bedeutet, dass Sie Vorbehalte und sogar Zweifel haben können, sich jedoch dafür entscheiden, die endgültigen Entscheidungen zu treffen und zu erleichtern. Ausrichtung ist immer notwendig; Vereinbarung ist nicht.

Sie werden lachen, aber ich bin ein geborener Zeuge von Wile E. Coyote-Sturheit von Menschen, die nicht ohne Kapitulation von der anderen Seite loslassen konnten. Hier wird der Meeting-Moderator besonders wertvoll. Sie stellen sicher, dass Meinungen gehört werden, sie erkennen ernsthafte Bedenken an, dann rufen sie an und bringen alle voran.

Wir treffen uns auf halbem Weg

Meetings sind der Boxsack am Arbeitsplatz. Wir machen Aufnahmen, wenn wir vom prismatischen Gefängnis, das unser geschäftiger Kalender ist, enttäuscht sind.

Im Ernst, Meetings sind die kleine Steuer, die wir dafür zahlen, dass wir nicht psychisch sind.

Wir könnten weniger davon gebrauchen, aber wir werden sie nie loswerden. Wenn die Menschheit nicht entscheidet, dass das Ganze wirklich gut klingt, müssen wir immer zusammenkommen, um zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten, Brainstorming zu betreiben, zu präsentieren, zu debattieren und gemeinsam auf unseren Ideen aufzubauen. Meetings sind dafür gut geeignet. Deshalb ist es am besten, wenn wir das Beste daraus machen.

Gregory Ciotti ist ein Autor und Content Marketing Manager, der wöchentlich einen Newsletter auf GregoryCiotti.com veröffentlicht. Eine frühere Version dieses Beitrags wurde ursprünglich im Help Scout-Blog veröffentlicht.