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Wie man aufhört, ein Chaos zu sein und anfängt, ein Erfolg zu sein

Wie das Organisieren bei der Arbeit alles verändert

„Das Ziel des Putzens ist nicht nur das Putzen, sondern auch das Glück, in dieser Umgebung zu leben.“ - Marie Condo

Meine Frau und ich unterscheiden uns darin, wie wir die Ordnung unseres Hauses erleben. Sie möchte sicherstellen, dass jeder sichtbare Raum, der zur Unterhaltung genutzt wird, aufgeräumt und aufgeräumt wird. Stauräume lassen, damit alles andere ohne Organisation drinnen bleibt.

Während es wichtig ist, dass der Rest unseres Hauses aufgeräumt und sauber ist, habe ich Probleme damit, dass Lagerräume ein Ort sind, an dem alles ohne Ordnung hineingeworfen wird. Meistens, weil ich auf der Suche nach etwas nicht so einfach fühle. Und das lässt jedes Projekt, das ich mache, länger dauern.

Das empfinde ich auch für meine Arbeitsorganisation.

Es macht mir Angst, Lagerräume voller zufälliger Dinge zu sehen. Die Idee einer „Müllschublade“ ist für mich schwer zu verstehen, denn wenn es Müll ist, sollte es im Müll sein.

Viele meiner hochproduktiven Mitarbeiter sind an ihren Schreibtischen sehr gut organisiert. Wenn es um Vorräte und Ablagen geht, wissen sie, wo sich alles befindet, und legen immer alles zurück.

Ich habe zwei Schwerpunkte für die Organisation des Arbeitsbereichs gefunden:

Vorräte und Ablage.

Wenn wir regelmäßig ein heißes Durcheinander haben, leidet unsere Arbeit. Wir werden unproduktiv und erleben allmählich Erschöpfung, Depressionen und mentalen Nebel, der uns davon abhält, unsere beste Arbeit zu leisten.

Aber es muss nicht so sein.

Warum wir organisiert sein müssen

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An meinem Schreibtisch, egal ob bei der Arbeit oder zu Hause, habe ich die täglichen Vorräte immer griffbereit und in Ordnung. Auf diese Weise ist alles schnell und einfach zugänglich, sodass ich keine zusätzliche Zeit damit verbringe, nach Dingen zu suchen.

Wir müssen bei der Arbeit organisiert sein, um schnell, effektiv und konzentriert von einer Aufgabe zur nächsten zu gelangen, damit wir alle unsere Aufgaben erledigen können.

Und ich habe ein System entwickelt, mit dem Sie Ihre Organisation verbessern und Ihre Produktivität steigern können.

№1 - Entfernen Sie jeden Artikel von Ihrem Schreibtisch

Wir müssen zuerst entscheiden, was wir tatsächlich brauchen. Es gibt viele Dinge, die wir alle an unserem Schreibtisch aufbewahren, aber niemals benutzen. Es ist wichtig, dass Sie alles entfernen und die Dinge durchgehen, die wir nicht verwenden.

№2 - Top Drawer Items

Es gibt Workitems, die ich jeden Tag benutze. Gegenstände wie Gummibänder, Stifte, Textmarker, Notizblöcke, Haftnotizen, Hefter usw. Wenn Sie sie regelmäßig verwenden, bewahren Sie sie einmal täglich in der obersten Schublade auf, damit Sie leicht darauf zugreifen können.

№3 - Gegenstände aus der mittleren Schublade

Hier verwahre ich Dinge, die nicht regelmäßig benutzt werden, weniger als einmal. Dies sind Gegenstände wie Klebeband, große Umschläge, Heftklammern, Scharfzeichner und dergleichen. Sie sind in der Nähe und ordentlich, aber ich benutze sie nicht die ganze Zeit, sodass sie sich nicht für die oberste Schublade qualifizieren.

№4 - Tischplatte

Ich habe ein Gefäß mit Stiften auf meinem Schreibtisch, damit ich schnell darauf zugreifen kann, da ich den ganzen Tag über Notizen mache. Ansonsten lagere ich nicht viel auf meinem Schreibtisch.

№5 - Untere Schublade

Wenn ich etwas nicht mehr als einmal pro Woche benutze, wird es in die unterste Schublade gelegt. Das ist ungefähr so ​​zufällig, wie es eine Schublade für mich bekommt. Diese Objekte befinden sich in der Nähe, werden jedoch normalerweise nicht verwendet.

Lassen Sie sich nicht von der Reinigung überwältigen

Unser Organisationssystem muss nicht verrückt sein, sondern sich darauf konzentrieren, was wir täglich und was wir einige Male pro Woche verwenden. Sobald Sie wissen, was diese Dinge sind, organisieren Sie Ihren Schreibtisch mit diesen Elementen im Auge.

Dies erleichtert den Übergang von einer Aufgabe zur nächsten und sorgt dafür, dass Sie in Bewegung bleiben, ohne nach Büroklammern suchen zu müssen.

Wie bewahren Sie Ihre Dateien auf?

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Dies ist eines der wichtigsten Systeme für die Arbeit zu Hause und am Arbeitsplatz. Wenn es um die Einreichung von Informationen geht, ist dies für eine schnelle Referenz unerlässlich. Es gibt zwei spezifische Ablagebereiche, in denen ich Digital- und Papierdaten nachverfolge.

Digitale Einreichung

Für meine digitale Ablage verwende ich zwei Systeme. Ordner auf meinem Computer und Programme wie Microsoft OneNote oder Evernote. Und ich schlage vor, dass jeder diese Systeme abonniert, um alles, was er digital hat, im Auge zu behalten.

Erstens sind die einzigen Informationen, die in Ordnern gespeichert werden, spezifische Projekte. Beginnen Sie mit einem großen Ordner für das Jahr „2019“ und speichern Sie dann jedes Hauptprojekt in diesem Ordner.

Zum Beispiel habe ich gerade auf meinem Computer einen „2019-Ordner“ und darin finden Sie Ordner für meinen Lebensplan und meine Ziele, für Buchprojekte, an denen ich arbeite, und für alles, was mit meinem Blog zu tun hat. Der Schlüssel ist, sie in der Zukunft leicht zu finden.

Wenn sich jedes Jahr etwas ändert, nehmen Sie nur die neuesten Informationen in den Ordner des neuen Jahres. Alles, was in den letzten drei Monaten nicht bearbeitet wurde, bleibt im Ordner des Vorjahres zurück.

Zweitens ist es wichtig, Programme wie Microsoft OneNote oder Evernote zu verwenden, um den Überblick über Referenzinformationen zu behalten. Mit beiden Programmen können Sie schnell nach Informationen suchen. Wenn Sie jedoch nach Themen geordnet sind, können Sie auch schnell das finden, wonach Sie suchen.

Ich verwende OneNote bei der Arbeit, um alle wichtigen Prozesse, die wir verwenden, sowie Vorlagen, vorgefertigte Antwortschreiben, E-Mails und wichtige Informationen, die ich im Laufe des Tages verwende, im Auge zu behalten. Auf diese Weise kann ich, wenn jemand etwas benötigt oder ich etwas schnell verwenden muss, in OneNote einsteigen und die Aufgabe innerhalb von zwei Minuten erledigen.

Zu Hause und bei meinen persönlichen Projekten nutze ich Evernote. Es verfügt über Telefon-Apps, Computer-Apps und eine Web-App. Und wie mein OneNote bei der Arbeit behalte ich wichtige Referenzinformationen über unser Zuhause, meine Nebenprojekte und Vorlagen zum Bloggen und Schreiben.

Diese Systeme sind unverzichtbar, um digital auf dem Laufenden zu bleiben.

Papierablage

Versuchen Sie zunächst, das Papier auf ein Minimum zu beschränken. Wenn Sie Papierdokumente benötigen, bewahren Sie diese in einem Ordner oder einer Schublade in einem Aktenschrank auf. Versuchen Sie dies auch bei der Arbeit. Es ist erstaunlich, wie viel einfacher es ist, Informationen zu finden, wenn Sie weniger Zeit haben.

Jetzt ist es nicht immer möglich, papierlos zu arbeiten. Wenn Sie also Dinge haben, die Papier erfordern, habe ich ein einfaches System, das ich von David Allen und seinem Buch Getting Things Done aufgenommen habe:

  • Beginnen Sie mit einem Ordner vor allem, der mit "Aktionselemente" beschriftet ist.
  • Ein Ordner dahinter mit der Aufschrift: Eines Tages.
  • Und dann erstelle Ordner, die alphabetisch sortiert sind. Dies ist die Organisation, die wir mit Papier brauchen.

Aktionselemente sind für Dinge, an denen Sie Maßnahmen ergreifen müssen, z. B. Rechnungen oder Verträge. Eines Tages können Sie Artikel lesen oder etwas überprüfen, das Sie auf dem Papier erhalten haben. Die alphabetisch geordneten Ordner sind für ALLE anderen Referenzen.

In alphabetischer Reihenfolge finden Sie alles. Und die beiden Ordner im Vordergrund helfen bei der Verarbeitung von Aufgaben und E-Mails, die regelmäßig eingehen. Durchsuchen Sie diese beiden vorderen Ordner einmal pro Woche. Normalerweise zu Beginn der Woche.

Bei der Arbeit helfen unsere alphabetisch sortierten Ordner uns und unseren Mitarbeitern, alles, was wir brauchen, in einem kurzen Moment zu finden. Ich verbringe nie mehr als 30 Sekunden mit der Suche nach einer Datei in meinem Schrank, da diese deutlich gekennzeichnet und schnell zu finden ist.

Mit diesem einfachen Papierablagesystem sparen Sie Zeit und Energie, wenn Sie nach Artikeln suchen, die Sie schnell nachschlagen müssen.

Warum Organisation wichtig ist

All dies ist wichtig, weil wir schnell auf Dinge zugreifen müssen, um effizient von Aufgabe zu Aufgabe zu gelangen. Wenn unsere Akten und Vorräte organisiert sind, können wir uns so viel Ärger und verschwendete Zeit sparen, wenn wir sie verwenden müssen.

Und Effizienz ist ein Teil des Produktivitätserfolgs. Unsere Organisation hilft auch dabei, Stress abzubauen, wenn es darum geht, wichtige Dinge zu finden. Wenn Sie also morgen früh in Ihr Büro gehen, planen Sie eine Stunde und organisieren Sie sich.

Wie organisiert bist du bei der Arbeit? Was machst du, um alles im Auge zu behalten? Teilen Sie in den Antworten unten.

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